By 
Dlaczego warto sprawdzać faktury przed księgowaniem?
Faktura zawierająca niepełne lub błędne dane może zatrzymać cały proces księgowy. Brak numeru dokumentu, niezgodna kwota albo literówka w danych kontrahenta często oznaczają konieczność dodatkowego kontaktu, poprawy dokumentu i ponownego przekazania go do obiegu.
Walidacja danych na fakturach polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wymagane informacje, czy są one ze sobą zgodne oraz czy odpowiadają ustalonym zasadom wewnętrznym. Taka kontrola może odbywać się ręcznie, automatycznie albo w modelu łączącym oba podejścia.
Dobrze zaplanowana walidacja pomaga:
– ograniczyć liczbę błędów w dokumentach,
– skrócić czas obsługi faktur,
– zmniejszyć liczbę zwrotów do wystawców,
– usprawnić współpracę między zakupami, administracją i księgowością,
– poprawić jakość danych przechowywanych w systemach.
Jakie dane należy sprawdzać?
Zakres kontroli powinien odpowiadać rodzajowi faktur oraz procesom obowiązującym w danej organizacji. Najlepiej podzielić go na kilka obszarów.
Dane wystawcy i odbiorcy
W pierwszej kolejności należy sprawdzić podstawowe dane stron transakcji. Mogą to być:
– nazwa firmy,
– adres,
– numer identyfikacyjny,
– numer rachunku bankowego, jeśli jest wymagany w danym procesie,
– zgodność danych z kartoteką kontrahenta.
Ważne jest nie tylko sprawdzenie, czy pola są wypełnione, ale także porównanie ich z informacjami zapisanymi w systemie. Dzięki temu można wykryć różnice wynikające z literówek, nieaktualnych danych lub pomyłkowego wyboru kontrahenta.
Informacje dotyczące dokumentu
Kolejny etap obejmuje dane identyfikujące fakturę. Zwykle sprawdza się:
– numer faktury,
– datę wystawienia,
– datę sprzedaży lub wykonania usługi,
– termin płatności,
– rodzaj dokumentu,
– walutę.
System może również kontrolować, czy numer faktury nie został już wcześniej zarejestrowany. To prosta reguła, która pomaga ograniczyć ryzyko wprowadzenia tego samego dokumentu więcej niż raz.
Kwoty i podatek
Kwoty na fakturze powinny być ze sobą logicznie powiązane. Weryfikacja może obejmować:
– wartość netto,
– stawkę podatku,
– kwotę podatku,
– wartość brutto,
– sumę pozycji,
– sposób zaokrągleń.
Warto sprawdzić, czy kwota brutto wynika z wartości netto i naliczonego podatku oraz czy suma pozycji odpowiada wartościom podanym w podsumowaniu. Niewielkie różnice mogą wynikać z zaokrągleń, dlatego zasady kontroli powinny uwzględniać dopuszczalną tolerancję.
Walidacja formalna, logiczna i biznesowa
Skuteczna kontrola nie powinna ograniczać się do sprawdzenia, czy wszystkie pola są wypełnione. Przydatne jest zastosowanie kilku rodzajów walidacji.
Walidacja formalna
Polega na sprawdzeniu obecności danych oraz ich formatu. Przykładowo system może wykryć brak numeru dokumentu, nieprawidłowy zapis daty albo niepoprawną liczbę znaków w określonym identyfikatorze.
Walidacja logiczna
Dotyczy relacji między poszczególnymi polami. Przykładem jest kontrola, czy termin płatności nie przypada przed datą wystawienia albo czy kwota brutto zgadza się z kwotą netto i podatkiem.
Walidacja biznesowa
Uwzględnia zasady obowiązujące w konkretnej organizacji. Faktura może wymagać przypisania do działu, projektu, zamówienia lub osoby odpowiedzialnej za zakup. Można także sprawdzić, czy dokument mieści się w ustalonym limicie albo czy został zaakceptowany przez właściwego pracownika.
Jak zaplanować proces walidacji?
Przed wdrożeniem kontroli warto opisać obecny obieg faktur. Należy ustalić, kto odbiera dokumenty, kto je weryfikuje, kto zatwierdza i w którym momencie faktura trafia do księgowania.
Dobrym punktem wyjścia jest lista najczęściej występujących błędów. Mogą to być:
– brak numeru zamówienia,
– niezgodność danych kontrahenta,
– błędna kwota,
– brak informacji o osobie zamawiającej,
– duplikat faktury,
– niewłaściwy dział lub projekt,
– brak wymaganych załączników.
Następnie każdy błąd warto przypisać do konkretnej reguły. Zamiast ogólnego komunikatu „dokument jest niepoprawny”, lepiej wyświetlić informację „brak numeru zamówienia” albo „kwota pozycji nie zgadza się z podsumowaniem”. Precyzyjne komunikaty przyspieszają poprawę dokumentu.
Automatyzacja kontroli faktur
Automatyzacja może obejmować zarówno odczyt danych z dokumentu, jak i ich późniejszą weryfikację. System rozpoznaje informacje z faktury, a następnie porównuje je z ustalonymi regułami lub danymi zapisanymi w bazie.
W praktyce warto rozdzielić wyniki walidacji na trzy grupy:
– dokument poprawny, gotowy do dalszego obiegu,
– dokument wymagający wyjaśnienia,
– dokument odrzucony z powodu poważnego błędu.
Nie każda różnica powinna automatycznie blokować cały proces. Brak kluczowej informacji może wymagać zatrzymania faktury, natomiast niewielka różnica wynikająca z zaokrąglenia może trafić do akceptacji przez wyznaczoną osobę.
Automatyzacja nie eliminuje potrzeby kontroli pracownika. Powinna przede wszystkim przejąć powtarzalne czynności i wskazywać przypadki, które wymagają dodatkowej uwagi.
Obsługa wyjątków i odpowiedzialność
Każdy proces walidacji powinien określać, co dzieje się z dokumentem, który nie spełnia wymagań. Możliwe rozwiązania to:
– zwrot faktury do osoby wprowadzającej,
– prośba o korektę do kontrahenta,
– przekazanie dokumentu do wyjaśnienia,
– akceptacja przez upoważnionego pracownika,
– oznaczenie faktury jako oczekującej.
Warto również ustalić osoby odpowiedzialne za poszczególne rodzaje błędów. Dział zakupów może wyjaśniać brak zamówienia, osoba zamawiająca może potwierdzać wykonanie usługi, a księgowość może oceniać poprawność danych formalnych.
Każda zmiana w dokumencie powinna być możliwa do prześledzenia. Rejestr historii pokazuje, kto dokonał korekty, kiedy ją wykonano i jaki był powód zmiany. Ułatwia to wyjaśnianie niezgodności oraz doskonalenie procesu.
Najczęstsze błędy we wdrażaniu walidacji
Jednym z problemów jest tworzenie zbyt dużej liczby reguł już na początku. Nadmiernie skomplikowany proces może powodować częste blokady i zniechęcać użytkowników. Lepiej rozpocząć od najważniejszych kontroli, a kolejne dodawać na podstawie rzeczywistych potrzeb.
Innym błędem jest brak aktualizacji reguł. Zmiany w strukturze firmy, systemach, procesach zakupowych lub danych kontrahentów powinny prowadzić do przeglądu ustawień walidacji.
Nie warto także ignorować opinii osób pracujących z fakturami na co dzień. To one najlepiej wiedzą, które komunikaty są niejasne, które kontrole są zbędne i gdzie dokumenty najczęściej zatrzymują się w obiegu.
Jak mierzyć skuteczność procesu?
Po uruchomieniu walidacji warto regularnie analizować kilka prostych wskaźników:
– liczbę faktur odrzuconych,
– liczbę dokumentów zwracanych do poprawy,
– średni czas od otrzymania faktury do przekazania jej do księgowania,
– liczbę wykrytych duplikatów,
– najczęściej występujące rodzaje błędów.
Takie dane pokazują, czy proces rzeczywiście pomaga. Jeśli wiele faktur jest zatrzymywanych z tego samego powodu, może to oznaczać potrzebę zmiany formularza, instrukcji dla pracowników albo sposobu współpracy z kontrahentami.
Walidacja danych na fakturach jest najbardziej skuteczna wtedy, gdy stanowi stały element obiegu dokumentów. Połączenie jasnych zasad, automatycznych kontroli i odpowiedzialności pracowników pozwala przekazywać do księgowania dokumenty kompletne, spójne i łatwiejsze do dalszej obsługi.